Donnez-vous le temps de pouvoir réaliser ce qui compte vraiment pour la réussite de votre pratique d’affaires.
Ah, la fameuse liste de choses à faire qui ne semble jamais finir ! Nous en avons tous, même que de nombreux entrepreneurs que je rencontre en ont plusieurs…
« Comment s’organiser pour réussir à tout faire, Sara ? » Voilà une question qu’on me pose souvent en coaching. Ma réponse est toujours la même : « On ne fait pas tout, on accomplit seulement ce qui fait vraiment une différence. »
Je m’explique. Avant de parler de gestion du temps et des priorités, il est important de comprendre l’objectif ultime. Sélectionner les tâches ou les projets qui nous aideront à y parvenir devient alors beaucoup plus facile.
J’aime bien utiliser l’analogie du GPS. Lorsque je monte en voiture, la première information que je dois entrer dans mon GPS est la destination finale – selon que je veux aller à Québec ou à Ottawa, je prendrai un itinéraire différent. Ainsi, lorsque la destination est déterminée, il est beaucoup plus facile de dire « oui » aux choses qui nous y amènent et de dire « non » aux choses qui ne nous y amènent pas.
Tout commence par « non »
Disons que vous avez déjà établi votre vision d’affaires sur 20 ans – votre destination ultime. Dressez la liste de toutes les choses à faire pour y arriver. Allez-y spontanément, sans jugements ni filtres. Cet exercice de libération intellectuelle permet de dégager votre esprit des urgences quotidiennes ; vous pourrez alors réfléchir de façon beaucoup plus stratégique.
Votre liste comprendra deux types de choses à accomplir : des tâches et des projets d’affaires.
Les tâches sont de petits gestes courants. Par exemple : téléphoner à monsieur Tremblay ; prendre rendez-vous avec un centre d’influence ; relancer un client potentiel ; préparer le plan d’un client.
Quant aux projets d’affaires, il s’agit d’actions de plus grande ampleur : mettre à jour le site web ; élaborer une stratégie de communication ou de visibilité ; développer le protocole d’expérience client.
Souvent, les gens mélangent les tâches et les projets d’affaires. Mais, la réalité, est que vous êtes dans un état d’esprit différent selon que vous devez accomplir une simple tâche ou faire avancer un important projet d’affaires.
Comment gérer les tâches
Premièrement, précisons une chose : tout ce qui doit être fait ne doit pas l’être par VOUS.
Demandez-vous :
- Est-ce que toutes les tâches de ma liste sont essentielles ? Amènent-elles de la valeur pour nous et nos clients ?
- Comment pourrions-nous parvenir au même résultat en moitié moins de temps ?
- Qui est la meilleure personne pour accomplir telle ou telle tâche ?
Vous verrez à quel point cet exercice est efficace. Lorsque je le fais avec mes clients, la liste des choses à faire diminue radicalement.
Quant aux choses qui restent sur votre liste – donc celles qui ne peuvent être accomplies que par vous –, voici comment procéder.
1. Catégorisez
Répartissez toutes les tâches en trois catégories :
- Ce qui doit absolument être fait cette semaine.
- Ce que j’aimerais accomplir cette semaine.
- Ce qu’il serait bien de faire cette semaine
2. Travaillez en plages horaires
Le multitâches est l’un des plus grands mythes dans notre société. Nous ne pouvons pas nous concentrer sur deux tâches en même temps ; biologiquement, c’est impossible. Je vous conseille donc d’utiliser une méthode qui a fait largement ses preuves : celle des plages horaires.
Il s’agit de prévoir des moments précis de la semaine pour accomplir vos différentes tâches. Par exemple, le lundi matin est consacré à l’administration ; le lundi après-midi, à faire des plans pour vos clients ; les mardis et jeudis sont consacrés aux rencontres clients ; le mercredi matin à la prospection ; etc.
Ensuite, intégrez toutes les tâches de la catégorie 1 (ce qui doit absolument être fait cette semaine) dans leurs plages horaires respectives. Ici, vous voulez être très précis : lundi de 13 h à 14 h 30 : terminer le plan pour monsieur et madame Gingras ; de 14 h 30 à 16 h : plan pour la famille Lemire.
La différence entre une liste de choses à faire et une liste de choses faites, c’est un horaire bien établi… et respecté ! Concentrez-vous sur une seule tâche à la fois, sans vous laisser distraire par le téléphone, les courriels et autres choses.
Comment gérer les projets d’affaires
Pour leur part, les projets d’affaires demandent plus de temps. Sans doute avez-vous plusieurs bonnes idées en tête depuis longtemps, mais n’avez toujours pas eu le temps de les mettre en œuvre : revoir votre site web ; créer un blogue et l’alimenter régulièrement, etc.
Dites-vous que le temps n’est pas quelque chose que l’on a, mais quelque chose que l’on crée.
Suivant le concept des plages horaires, réservez le vendredi après-midi aux projets d’affaires, un moment où vous mettez tout de côté afin de plancher sur un projet spécifique.
Oui, il y aura toujours quelque chose d’autre à faire et on peut toujours être occupé à être occupé. Mais si vous désirez vraiment passer à un autre niveau de réussite, vous devez prendre le temps de travailler sur les projets qui feront une grande différence.
Parmi votre liste initiale de projets d’affaires, sélectionnez-en un par mois. Par exemple : en juillet, mise à jour du site web ; en août, stratégie de communication et de visibilité. En planchant sur un seul projet tous les vendredis après-midi, vous réussirez vraiment à le réaliser. Et ça, c’est très motivant – pour vous et pour votre équipe.
Autrement dit, faites moins de choses, mais faites-les bien et jusqu’au bout. C’est comme ça que l’on accomplit les choses les plus importantes !
Parce que lorsqu’on que la gestion de temps est tout simplement une gestion de ressources, on voit que dans la vie…tout est possible…
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